В этом году случился ожидаемый, надо сказать, прорыв в части внедрения в России электронного кадрового документооборота. Теперь работодатели смогут создавать подписывать, использовать и хранить кадровые документы в электронном виде без их дублирования на бумаге. К чему же приведут эти изменения? Как это повлияет на работников кадровой сферы?
Те, кто тем или иным образом связан с кадрами, знает не понаслышке, какие тонны документов, форм, карточек приходится, на сегодняшний день заполнять и каким не простым стал документооборот в течение последних лет. Ведь многое, формально устарело.
Например кадровикам нужно заполнять формы, которые велись в старые времена, еще когда не было компьютеров и формально такие бумажные архивы их заменяли. Но сегодня, когда компьютер, устройство позволяющее вести любой необходимый учет с помощью сотен различных программ, становится понятно, что былой древний документооборот со временем уйдет в небытие.
А уйдет, потому что в России принят Федеральный закон от 22.11.2021 N 377-ФЗ, таким образом запущен экспериментальный переход на ЭКД (электронный кадровый документооборот) в системе документооборота компаний. Если он пройдет удачно, то завершить переход на ЭКД таким работодателям потребуется до 01.07.2022 года.
Какие же документы уже можно вести в электронном формате?
Практически все, для которых предусмотрена обязательная бумажная форма. Решать, какие документы будут вестись в электронном виде, работодателям. Для решения достаточно лишь выпустить ЛНА (Локально нормативный Акт) утвердив перечень таких документов, информационную систему в которой будет вестись электронный документооборот, категории работников, которые будут охвачены нововведением и конечно сроки уведомления сотрудников об изменениях, потому что применять новые правила возможно только с письменного согласия самих сотрудников.
Теперь и соискателям разрешено предъявлять свои документы в электронном виде. Что безусловно удобно, особенно удаленным сотрудникам.
Пока электронный документооборот не затрагивает трудовые книжки (они уже внедряются в электронном виде), приказы (распоряжения) об увольнении, а также акты о несчастном случае на производстве и документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда.
При применении ЭКД важно применение электронной подписи. Если вы уже работали в компаниях, где работает ЭДО (электронный документооборот), то вы скорее всего знаете, как это работает. Соответственно все документы, получаемые посредством ИС (информационной системы), являются действующими и официальными с обеих сторон. Ознакомление с выпускаемыми Положениями, Регламентами, Инструкциями происходит очень быстро и легко. Сотруднику достаточно прочесть документ и условно подписать.
Поэтому теперь в том числе и Трудовой договор можно заключать в электронном виде, если компания осуществляет работу с ЭКД. Что очень упростит трудоустройство для большинства россиян, ну и конечно решит проблему организации удаленной работы.
Кажется, что во внедрении ЭКД одни только плюсы, но мы понимаем, что любые инновации и нововведения принесут в том числе и оптимизацию, соответственно возникает вопрос, какие же минусы могут быть у внедрения ЭКД?
Конечно, нас ждет серьезная оптимизация штата кадровиков, которые вручную вносили данные в документы. На компьютере же данные безусловно можно будет подтягивать автоматически, системно. Поэтому трудозатраты на создание и заполнение кадровых документов снизятся в разы, по моим предположениям примерно 10 к 1.
Также при вводе ЭКД, станет намного проще управлять процессами и трудовыми отношениями, поэтому станет не только легче принять сотрудника, но и уволить его, хотя и приказы об увольнении пока должны существовать и подписываться в живую. Но я уверена, что это дело техники.
Упрощение процессов трудоустройства приведет к изменениям рынка труда в части его подвижности, усиления скорости передвижений. Многое изменится. Но, как говорится, мы с вами живые свидетели этой истории. Поэтому - поживем посмотрим.
Поговорим об этом в моем телеграмм канале?
Ежедневно самые свежие вакансии здесь и здесь.
Удачи и берегите себя!
На связи, Ирена Иванова5
/s2.siteapi.org/b40fcc9fd0ed4eb/img/3ok6o0hh3iw4cgc8coookococskgoc)
